smartworking - Studio Legale CNTTV Firenze Noferi Tarducci Vallini

Il lavoro agile (c.d. smart working) viene previsto per la prima volta con la legge 22 Maggio 2017 n. 81, e così definito all’art. 18: “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.

È solo a seguito della pandemia da Covid – 19 che lo stesso si sviluppa ed ha trovato larga applicazione nel nostro paese, con il conseguente insorgere di tutta una serie di problematiche nuove e vecchie che lo Studio Legale CNTTV ha dovuto affrontare per conto dei propri Clienti.

Le principali problematiche sollevate da questa “nuova” modalità di svolgimento del lavoro sono relative all’individuazione dei luoghi esterni all’azienda idonei allo svolgimento dell’attività, gestione degli infortuni sul lavoro avvenuti nei luoghi esterni all’azienda e relative responsabilità civili e penali del datore di lavoro, utilizzo di materiali e strumenti aziendali o privati e relativi oneri, diritto alla privacy del lavoratore e degli interessati i cui dati personali il lavoratore può trattare in qualità di autorizzato.

In merito a tale ultima questione è bene ricordare come il regolamento per lo smart working (accordo tra le parti), che è il documento indispensabile per poter accedere allo smart working nel settore privato, debba rispettare non solo la normativa giuslavoristica, ma prevedere anche la regolamentazioni in materia di trattamento dati, sia direttamente che mediante un allegato allo stesso. Tale nuova forma di lavoro presenta nuovi interrogativi e problematiche in materia id trattamento dati rispetto al lavoro in sede.

A tal fine è necessario che detto regolamento sia sempre fornito in copia al lavoratore.

In materia di trattamento dati, con l’applicazione dello smart working, il datore di lavoro potrebbe trovarsi a dover trattare dati personali del lavoratore prima sconosciuti e non trattati quali, ad esempio, il domicilio e/o altri luoghi ad esso pertinenti, diversi dalla residenza, ove il lavoratore intende svolgere la propria attività; informazioni relative alle utenze del lavoratore qualora il datore compartecipi alla spesa delle stesse perché utilizzate anche per l’attività lavorativa.       

Esiste quindi il rischio da parte del datore di conoscere dati particolari nuovi e ulteriori del proprio collaboratore i quali dovranno essere previsti nel regolamento con relativo consenso del lavoratore al suo trattamento e conservazione.

Di contro il lavoratore durante lo svolgimento dello smart working si troverà a trattare, in luoghi diversi da quelli aziendali, dati sensibili/particolari degli interessati che hanno autorizzato il datore al relativo trattamento. A tal fine per non violare i diritti alla privacy degli interessati, il regolamento per lo smart working dovrebbe prevedere una serie di idonee misure da adottare per il lecito trattamento degli stessi, anche in assolvimento a quanto previsto ex art. 29 GDPR.

Alcuni esempi utili in tal senso sono l’individuazione di luoghi di lavoro con caratteristiche ambientali che assicurano riservatezza, silenzio, protezione e connettività non aperta ma privata (con conseguente divieto di svolgere smart working in luoghi pubblici o aperti al pubblico), indicazione di azioni e accorgimenti che il lavoratore dovrà tenere anche in merito alla conservazione digitale e fisica dei database e/o device che permettano l’accesso alle banche dati aziendali (es. divieto di lasciare incustodito il device per accedere ai dati personali trattati dal datore di lavoro, divieto di lasciare salvate su device ad uso promiscuo password o altre credenziali).

La corretta previsione all’interno del regolamento per lo smart working delle misure e attività idonee a impedire l’illecita diffusione e trattamento dei dati personali sono utili al fini di escludere una eventuale responsabilità del datore di lavoro e/o del collaboratore per eventuali violazioni al diritto alla privacy. Difatti la mancata e/o errata previsione di misure non idonee al trattamento dati può comportare una responsabilità del datore di lavoro.

Ai fini di una corretta redazione del regolamento di smart working si consiglia di rivolgersi sempre ad un professionista esperto in quanto ogni realtà lavorativa ha le proprie esigenze e caratteristiche che non possono essere certo schematizzate e stigmatizzate in modelli unici per ogni lavoro, lavoratore e realtà aziendale.